עיצוב פנים ותכנון בקורונה: טיפים לבעלי המשרדים איך לעשות את זה נכון

ענף המשרדים עובר תקופה לא פשוטה מאז שהקורונה פרצה לחיינו בסערה. מקומות עבודה רבים עברו למתכונת של עבודה מהבית, ולא מעט בנייני משרדים וחללי עבודה נותרו מיותמים. התקופה הזו מחייבת את הענף להסתגלות מהירה, לחשיבה מחוץ לקופסא ולא פעם גם לשינוי כיוון משמעותי. תמר שניידר וגל ברלי, בעלות חברת ID PLACES GROUP מספרות למגדילים כיצד אפשר להתמודד עם התקופה הלא פשוטה. שניידר וברלי עוסקות בתכנון ועיצוב סביבות עבודה ויוצרות חיבורים בין הצרכים של בעל הנכס לצרכים של המשתמש בנכס (השוכרים). 

"בעקבות התפשטות מגפת הקורונה וההשפעה על סביבת העבודה היינו חייבות לעשות חשיבה מחודשת על שינוי בתכנון מרחב העבודה הפיזי ולגבש פתרונות שונים ממה שהכרנו עד כה לניצול שטחי המשרדים", כך שניידר וברלי.

איך הקורונה משנה את עולם המשרדים?
"מגיפת הקורונה משנה לחלוטין את דפוסי העבודה בכל העולם. לא עוד שמונה וחצי-תשע שעות עבודה מידי יום במשרד, חמישה ימים בשבוע. אלא עבודה של יומיים-שלושה בשבוע מהבית, לעיתים קרובות אף יותר. לא עוד פגישות לקפה בלאונג' אלא עבודה עצמאית מהבית, עם הרבה פגישות ZOOM. לא עוד מרכזי מבקרים להרצאות וכנסים אלא יותר ויותר וובינרים (WEBINAR), כנסים וסמינרים אינטרנטיים. לא עוד משרד בודד לכל בכיר, אלא עמדת עבודה מתחלפת לפי סוג התפקיד במרחב הארגוני העסקי. יותר ויותר חברות גדולות הכריזו שפעילות החברה תהיה רק מהבית וכל מי שיכול מוותר על שטחי נדל"ן עודפים, לפחות עד סוף שנת 2021. הקורונה הובילה שינוי דפוסי עבודה מעתה ואילך, מה שהיה הוא לא מה שיהיה. דוגמא לשינוי המשמעותי – מרכזי המבקרים, מכוני הכושר, חדרי הכיף, מרכזי ההדרכה, חדרי האוכל – נותרו כפיל לבן, אבן שאין לה הופכין".

איך הקורונה שינתה את התחום של עיצוב הפנים?
"אם בעבר המשרד היה מחולק לאזור ההנהלה, ל-LOUNGE , לאזור התפעולי, לחדרי הישיבות, ל-OPEN SPACE וכולם ידעו שמה שטרנדי ומוכר זה מחיצות זכוכית אקוסטיות, כיום המעצב צריך להסתכל על הארגון מנקודת מבט ארגונית אחרת לחלוטין. קיים צורך של ניהול עמדות באופן חכם, תוך מתן פתרונות לכל ארגון בפני עצמו. אם בעבר היה חשוב שהמשרד יהיה "נקי" גרידא , כיום חשוב שהמשרד יהיה מחוטא. מודל העבודה העתידי והחדש יוצר באופן טבעי צמצום בשטחים, החשיבה של מעצב הפנים תעסוק סביב ניצול שטחים בהתאם לתרבות הארגונית החדשה, כלומר, ליצור סביבה גמישה שמשתנה ברמה היומית".

"הקייטנה של העובדים נגמרה: לא יהיה כבר HAPPY HOUR ובירה במשרד"

שניידר וברלי מעניקות גם מספר דוגמאות לפתרונות לשלל הבעיות שהקורונה הציבה בפני המתכננים והמעצבים, בתחום המשרדים. 

"בשטח משרדים חדש להשכרה, שתוכנן דקה לפני הקורונה ונבנה בתקופת הקורונה, כלומר מערכת חדשה שאין שום רצון לשנות אותה פיזית ואי אפשר להגדיל את השטחים. שילבנו מערכת חיטוי בתכנון המערכות הקיימות בנכס, שיצרה אפשרות לחיטוי של למעלה מ-95%. היתרון היחסי שלה הוא שהאוויר אותו אנחנו נושמים הוא ללא חיידקים ואין צורך לצמצם את הפעילות כדי להתאים לתו הסגול. במקביל, יצרנו אפשרות לרצף של פעילות עבודה במתחם המשרדים, ללא צורך בבידוד מלא של כל המשתמשים. ברגע שנכנס חולה קורונה, אין מעבר של חיידקים ווירוסים בין חדרים דרך מערכות האוויר – אוויר חוזר לא בבית ספרנו".

פתרון נוסף בא לידי ביטוי בסיוע לחברה במציאת מקום חדש וקטן יותר: "לקחנו חברת סטארט אפ שישבה על שטח של כ-500 מ"ר בבניין ישן באזור הבורסה ברמת גן, וסייענו להם לעשות שיפור עמדות בחוזה ובתנאי העבודה. ליווינו והתוונו את הדרך לחשיבה על ניהול עמדות עבודה נכון וכך יכלו לשכור משרד כשליש מגודלו של המשרד הקודם בבניין הכי חדש שיצא השנה באזור הבורסה, ובתנאים הטובים ביותר. את ניהול עמדות העבודה אפשר לבצע בשתי דרכים, האחת היא עבודת תכנון שנעשית מול ה-HR ומיושמת על ידה ואז היא הופכת להיות "מנהל עבודה" או "מנהל תפעול". דרך שנייה הייתה חיבור עם אחת מחברות הטכנולוגיה לניהול עמדות אוטומטי באפליקציה למשתמש בהתאם לצורך של כל ארגון, מה שחוסך זמן ועלויות ממשאבי האנוש ומהתפעול".

להערכתכן, האם העבודה מהבית כאן להישאר? או שבסופו של דבר אין תחליף למינגלינג ולפגישות בפינות קפה?
"לפי הנתונים שבידינו, כיום מגיעים רק כ-16% בלבד מהעובדים למשרדים בחברות הגדולות בעולם, זאת לעומת כ-20% ברבעון הקודם. המשרדים אמנם יוותרו על תילם, אולם מה שהיה הוא לא מה שיהיה. השימוש במרחב הפיזי לעבודה יהפוך לממוקד יותר מבחינת המטרות העסקיות והתפעוליות של כל חברה, מינגלנג וכוסות קפה יהיו, פגישות וחדרי ישיבות יהיו, אבל רק בדיוק מתי שצריך ומי שצריך לעשות אותם יגיע במיוחד עבורן. בגדול, 'הקייטנה של העובדים נגמרה': לא יהיה כבר HAPPY HOUR, בירה וסנוקר במשרד, אלא פעילות עסקית שתדרוש את זה ותתקיים במרחב הפיזי באופן ממוקד. רוב העבודה תעשה מהבית ותתפצל בסופו של דבר משכירים לקבלני משנה שעובדים לפי הספק ואיכות. כלומר יהיו יותר לוויינים לכל ארגון ופחות שכירים לכל ארגון".

מה הכי מטריד היום את בעלי המשרדים או העובדים שרוצים לחזור לעבוד במשרד בנוהל קורונה?
"בעלי השליטה בחברות אינם מצליחים לייצר רצף תפעולי של הארגון, כשכל פעם מישהו נכנס ויוצא מבידוד. כשבני 60 ובני 30 לא יכולים לעבוד באותו מרחב, ושצריך להיות עם מסכה כל היום במרחבים המשותפים זו גם בעיה. אין רצף, כל שבוע המשרד נראה אחר ונמצאים בו רק 20% מהאנשים. המצב הזה גם מוביל לבזבוז משאבים, עלויות נוספות, נדל"ן שעומד ריק, עמדות עבודה ריקות, צרכים שלא באים לידי ביטוי במרחב הבנוי, חוסר נוכחות בהתנהלות בריחוק החברתי. בנוסף, כל התקנים הקודמים לא מתאימים לריחוק החברתי – המסדרון, המטבחון וכיו"ב. מנגד, גם העובדים חוששים. הם חרדים לבריאותם, לבריאות ההורים שלהם ולבריאות כל מי שפגיע במשפחה שלהם. כשהם יוצאים לעבודה הם פתאום גם רגישים למה הם מביאים איתם חזרה הביתה. כמו כן קיים פחד גובר והולך מנסיעה בתחבורה ציבורית, והכרה בכך שהמרחב הציבורי מסוכן למרחב הפרטי. לרוב העובדים אין באמת תנאי עבודה נוחים בבית, גם אם יש חדר נוסף, במקרה הטוב. בארגונים שונים צריכים להתמודד עם העובדה שגם הוא וגם היא עובדים בו, שהילדים דופקים בדלת כל חצי דקה, ולכן יהיה צורך להגדיר בדיוק את שעות העבודה שיהיו אופטימליות הן מבחינת העובדים והן מבחינת צרכי הארגון".

מה הייתן ממליצות לבעלי נכסים לעשות היום כדי למשוך שוכרים?
"נתחיל מהקטן לגדול. ברמת המשקיע הקטן שעובד לבד, היינו ממליצות לו לשלב מערכות חיטוי ולהפוך את המשרד שלו ל – SUPER SAFE SANITIZED OFFICE, ובמקביל להתאים אותו כבר לתקנים שעוד יבואו בשנה הקרובה. בנוסף, כדאי להפעיל חשיבה מחודשת לחישוב תשואה על מ"ר בגלל הוצאות או דרישות חדשות וגם להציא ניהול עמדות עבודה של הנכס. בעל נכס חייב חשיבה אחרת על נוחות ופרקטיות ולהכיר גם את המשתמש 'הגמיש'. הצעה נוספת, הינו מודל ייחודי שפיתחנו, בשם "מודל המטה": ארבעה משקיעים קטנים המתחלקים בקומת משרדים אחת, כששניים-שלושה מהמשרדים כבר עומדים ריקים, ורגע לפני שהקומה כולה תהיה ריקה לחלוטין, מה שכמובן יקשה מאוד על אכלוסה מחדש. אנחנו מציעות לארבעת המשקיעים הללו להקדים תרופה למכה, לאחד כוחות ולשלב את כל ארבעת הנכסים ביחד. זאת, על מנת להקטין הפסדים לייצר גמישות בהשכרות ולחלוק את התשואה בשנה-שנתיים הקרובות כדי לעבור את המשבר. כמו כן, משקיעים קטנים שעדיין לא בנו את המשרד או שנמצאים בתהליך בנייה, צריכים לחבור יחד לייצר קונספציות חדשות שיתאימו לגמישות שהשוק צריך בשנים הקרובות. במקביל, חברות גדולות עם שטחים גדולים שננטשו, צריכות להפעיל חשיבה מחודשת על הצרכים והשימוש בשטח במרחב הפיזי. לעיתים ההמלצה תהיה דווקא הרחבת שטחים על חשבון משרדים לא שמישים כדי להתנהל בנוחות עם הריחוק החברתי".

מי יהיו 70 המשפיעים לשנת 2023?

לקבלת עדכונים בוואטספ >>> לחצו כאן

תגיות: