מדריך מעשי לענף הבנייה: כלים לשמירה על רציפות עסקית בזמן מלחמה
טליה שפירא, יועצת עסקית בכירה לחברות נדל"ן, עם כלים ואסטרטגיות ניהוליות שיעזרו לכם להתמודד עם אתגרי תקופת המלחמה – המדריך המלא
טליה שפירא, יועצת עסקית בכירה לחברות נדל"ן, עם כלים ואסטרטגיות ניהוליות שיעזרו לכם להתמודד עם אתגרי תקופת המלחמה – המדריך המלא
ניהול חברה או עסק בזמן מלחמה הוא משימה מורכבת. במאמר זה ריכזתי עבורכם כלים ואסטרטגיות ניהוליות כדי להתמודד טוב יותר עם האתגרים הניהוליים בתקופת המלחמה, תוך מיקוד ברציפות העסקית, בחוסן האסטרטגי והפיננסי ובשימור הצוות שלכם, על מנת לתת בידיכם ידע והכוונה להתמודדות אפקטיבית עם האתגרים העסקיים בתקופה הסוערת שאנו עוברים.
המאמר משלב ערכים מהספר "אומנות המלחמה" מאת המאסטר, גנרל סאן טסו (Sun Tzu’s The Art Of War), אשר נכתב במאה ה- 5 לפנה"ס, ומהווה גם כיום מקור השראה למנהיגים ולמנהלי חברות מובילים ברחבי העולם.
השפעת המלחמה על הפעילות העסקית
"הניצחון הגדול ביותר הוא זה שאינו דורש שום קרב"
"The greatest victory is that which requires no battle”
מלחמה יוצרת חוסר וודאות וחוסר יציבות כלכלית, ואלו מאד פוגעים בעסקים: מחסור בכח אדם בגלל הסגר על כניסת עובדי שטחים, מחסומי בטחון והגברת אבטחה בדרכים, היעדרות עובדים שגוייסו או נשארים בבית לטפל בילדים ומשפחה. לאלו מצטרפים הרס פיזי של עסקים רבים, פגיעה בספקי חומרי גלם חיוניים ובשרשרת האספקה שלנו אשר מקשים על המשך הפעילות העסקית.
השפעת המלחמה על המשק ברמת המאקרו מחמירה את חוסר הוודאות העסקית: עדיין לא ידוע תהיה מגמת הריבית, השקל במגמת פיחות ומחיר חומרי הגלם מתייקר, וכל אלו מעמידים את מנהלי החברות והעסקים בחוסר וודאות חמור.
גם בצד הביקוש למלחמה השפעה קשה: בתקופת חוסר וודאות ודאגה, הלקוחות מתמקדים במילוי צרכים בסיסיים קיומיים, ודוחים קבלת החלטות שאינן חיוניות ומיידיות. רכישת דירה או השקעת בנדל"ן, לרוב האנשים – זו החלטה כבדות משקל הדורשת תשומת לב ופניות רגשית, ותקופת מלחמה אינה הזמן המתאים, ולכן – הביקושים והצריכה בתקופת מלחמה יורדים.
ומעל כל אלו – המלחמה פוגעת במורל של כולנו; האבל האישי והלאומי הכבד, המצוקה הרגשית, חוסר הבטחון והדאגה פוגעים הן בביקוש והן בתפוקות. עובדים במצוקה שדואגים – מתקשים לתפקד, והתפקיד שלנו, כמעסיקים וכמנהיגים הוא גם לדאוג לרווחתם ולשלומם. במצב זה, נפגעת גם היכולת שלנו, כמנהלים לקבל החלטות שקולות וזהירות.
שמירה על הרציפות העסקית חיונית לחוסן הלאומי שלנו
"מי אשר רוצה להילחם חייב לחשב מראש את המחיר"
"Who wishes to fight must first count the cost”
עם כל הקושי הרגשי והכאב, הסביבה העסקית הסוערת ותנאי חוסר הוודאות הכלכלית, למנהלים יש מחוייבות להמשיך את פעילות החברה שלהם, ולשמור על החוסן שלה.
מעבר לצורך הברור של החברה עצמה ולמחויבות לצוות וללקוחות, ברור לכולנו שהחוסן הכלכלי של המשק נשען על החוסן של כל חברה ועסק, ולכן שימור החוסן העסקי של כל חברה תורם גם ליציבות הכלכלית ולחוסן של העורף של כולנו כדי שנוכל להמשיך לנצח במלחמה הזו ולממן את מחירה. מכאן חשוב שמנהלים יבינו שזו אינה בושה לשמור על הפעילות העסקית של החברה שהם מנהלים, וישקיעו בכך מאמצים ואנרגיות גם מתוך מחויבות לאומית.
התאמת האסטרטגיה העסקית בתגובה לשינויים בעת מלחמה
"בעיצומו של הכאוס טמונה גם הזדמנות"
“In the Midst of Chaos, There Is Also Opportunity"
מצב מלחמה משנה את התנהגות הצרכנים והלקוחות ומגדיר מחדש את השווקים שלכם. מצבי שינוי חיצוניים קיצוניים מחייבים גמישות וגיוון כדי לאפשר לכם להגיב במהירות לתנאים ולדרישות השוק המשתנות, להתאים את האסטרטגיה העסקית שלכם ולזכות ביתרון תחרותי.
חשיבה יצירתית וזיהוי הזדמנויות מהיר הם מפתחות החשיבה במצב זה: נתחו בזווית אחרת את המוצרים והשירותים שלכם, איזה מהם כן אפשר להציע ללקוחות גם בתקופה הזו? איזה שינוי (לפעמים נדרש רק שינוי קל) באפשרותכם לעשות במוצרים או בשירותים שלכם כדי לתת ללקוחות שלכם ערך מוסף משמעותי גם בתקופה הזו? אולי להציע שירות או מוצר חלקי, או לתת מענה לצורך חדש שנוצר בעקבות העדר מענה לצרכים חדשים שנוצרו בעקבות המלחמה.
בחנו בעיניים חדשות את סגמנטצית קהלי המטרה שלכם בהתייחס למצב שנוצר במלחמה: מיהם הלקוחות שכן צריכים עכשיו מוצר או שירות שלכם? האם אתם יכולים לפנות ולהתמקד בנישת לקוחות שעד היום לא נתתם להן תשומת לב? אולי באזור גאוגרפי אחר? זה יאפשר להקטין את התלות של החברה שלכם במגזרים שכרגע מושפעים מאד ממצב המלחמה ולפנות לקהלים חדשים פוטנציאלים שפחות חשופים לה.
שמרו על קשר עם לקוחות החברה, לקוחות עבר, גם אלו שאינם פעילים. צרו איתם קשר יזום, בדקו מה שלומם, האם אתם יכולים לעזור להם ואיך. עצם ההתעניינות תחזק את האמון במותג שלכם ואת המיצוב שלכם, ומתוך תקשורת זו תוכלו ללמוד מהם הצרכים החדשים של קהלי הלקוחות שלכם.
התאימו את המסרים והתקשורת שלכם עם הלקוחות על מנת לפתח איתם קשר אפקטיבי גם בתקופה מאתגרת זו. מסר אנושי, מכיל, מתחשב, שמדבר עם הלקוחות בגובה העיניים, השומר על כנות ושקיפות יאפשר ללקוחות להעריך את החברה שלכם והם יהיו פתוחים לקבל את המוצרים והשירותים שלכם, ללא חשד בציניות.
בדקו אפשרות להניע שיתופי פעולה עם חברות אחרות המספקות מוצרים או שירותים משלימים אשר ביחד עם אלו שלכם יכולים לתת ערך מוסף ללקוחות. זו יכולה להיות הזדמנות ליצור יחסי win-win לשני הצדדים אשר יכול לפתוח לכם דלת לקהלי מטרה חדשים, הזדמנויות חדשות וליצור חוסן משותף.
כל חברה או עסק אשר יפצחו את הצרכים המעודכנים של קהלי היעד שלהם ויצליחו להתאים את המוצרים והשירותים בהתאם – ייהנו מהתוצאות ויצמחו כמותגים חזקים יותר.
ניהול פיננסי הדוק הכרחי להמשכיות העסקית בעת מלחמה
"עשה את התכנון שלך קודר והדוק כמו הלילה, ואת המהלך בצע כמו נפילת אור הברק"
"Let your plans be dark and impenetrable as night, and when you move, fall like a thunderbolt"
בשעת מלחמה מנהלים חייבים ליישם אסטרטגיות ניהוליות המבטיחות את היציבות הפיננסית של החברה שלהם, למרות חוסר הוודאות והתנאים הסוערים. חלק מהלקוחות לא עובדים – אז אין מי שישלם, חלק מהפעילות נעצרה – אז החברה לא זכאית לתשלום, וחלק מהעובדים מגוייס – אז אין איך לעשות עבודה כדי להתקדם ולקבל תשלום.
לפיכך ניהול תזרים המזומנים בחברה שלכם הוא בעדיפות עליונה. ככל שניהול תזרים המזומנים בחברה שלכם יהיה יותר הדוק, יעיל, מאוזן ומוגן, כך תוכלו לשמור על ההמשכיות העסקית של החברה שלכם גם בסערת המלחמה.
מקסמו גביה, זה דורש התמדה ואסרטיביות רגישה, במיוחד בתקופה זו של כאב לאומי.
הגדילו מקורות הכנסה באמצעות התאמה יצירתית של מוצרים ושירותים לצורכי השוק ככל האפשר.
בצד ההוצאות, אנחנו לקראת סוף שנת 2023, וזה הזמן לעשות בחינה תקציבית עד לסוף השנה, לעדכן את התוכנית הפיננסית שלכם לקראת 2024 ולהתאים את תקציבי ההוצאות: בדקו האם נדרש מכם להקצות משאבים ותקציב נוסף להוצאות חיוניות, או לא צפויות אשר נוצרו בגלל המלחמה, ולצד זה – זה הזמן לצמצם ככל שאפשר הוצאות שאינן חיוניות, לדחות תשלומים שאפשר לדחות וכן לצמצם הוצאות שכר בהתאם למצב. בטלו או דחו, ככל האפשר, הזמנות של חומרי גלם, מוצרים או שירותים שאינם חיוניים לעבודתכם וטרם סופקו. בדקו מהן הזכויות שלכם לדחות תשלומי מס, אגרות ועוד בהתאם לתכנון התזרים.
שמרו על קשר הדוק ויזום עם רואה החשבון, עם הבנק, מוסדות פיננסיים, מקורות אשראי ומימון, ספקים, משקיעים ובעלי עניין. שמרו על שקיפות ועדכון שוטף לגבי המצב הפיננסי של העסק ועל סיכונים פוטנציאליים.
לאחר כל אלו בדקו מראש האם צפוי בחברה שלכם פער תזרימי בחודשים הקרובים, ומה הסכום. אל תחכו לדקה ה- 90, קחו מראש אחריות, נהלו את הסיכונים הפיננסיים הפוטנציאלים והערכו עם אסטרטגיות מתאימות על מנת למזער את ההשפעה הפיננסית של אירועים בלתי צפויים: ניצול חסכונות, הגדלת מסגרת אשראי או הלוואה, מכירת נכסים, גיוס השקעות, ועוד.
ניהול המשאב האנושי בשוק סוער
"התייחס לאנשים שלך כאל הבנים האהובים שלך, והם ילכו אחריך אל תוך העמק האמוק ביותר"
"Treat your men as you would your own beloved sons. And they will follow you into the deepest valley.”
בתקופת מלחמה מנהלי חברות חווים חוסר וודאות, חוששים מההאטה בפעילות המשק, מירידת ההכנסות, ומהכבדת עלויות השכר.
לצד זה, בתקופת מלחמה העובדים הם נכס יקר וחשוב לשימור הצלחת החברה שלכם. רווחת העובדים שלכם, בטחונם הפיזי, תחושת הבטחון התעסוקתי והמורל שלהם משפיעים מאד על החוסן העסקי של החברה שלכם.
בתקופת מלחמה העובדים שלכם נושאים אליכם עיניים וצריכים את ההובלה שלכם – זו השעה לפעול כמנהיגים. הרי יגיע גם היום שאחרי המלחמה, ואז המשק יחזור לעבודה במרץ רב כדי להדביק פערים, ואתם תצטרכו את העובדים שלכם.
כמנהלים, אתם גם מחוייבים לצוות שלכם ובאופן טבעי רוצים לדאוג להם, ולכן כדאי לעשות כל מאמץ כדי לשמר אותם:
ראשית, דאגו לבטחונם הפיזי של העובדים שלכם כדי לוודא שהם יכולים להגיע לעבודה ולעבוד בבטחון, תוך שהם יודעים את הנהלים לשעת חירום.
בדקו מה שלום העובדים שלכם והראו אמפטיה והתחשבות. העבירו עדכונים שוטפים על המצב בחברה, תנו מענה לחששות ועמדו לצד העובדים בהנחיה מדוייקת כיצד להתמודד עם האתגרים במילוי תפקידם. תקשורת ברורה, רהוטה וכנה יוצרת תחושת בטחון, מקטינה חוסר וודאות, ומחזקת את הזדהות העובדים עם החברה שלכם, וכך מעלה את המיקוד והמוטיבציה שלהם להמשיך לעבוד באופן אפקטיבי.
קבעו את מסגרות העבודה בהתאם לתנאי המצב: מקום ושעות העבודה, כלי העבודה, בדקו איך אפשר להתחשב בעובדים שלכם ככל שאפשר ולהעביר את מי שצריך ואפשר לעבודה מרחוק.
הקדימו עבודה שתוכננה לשבועות הבאים לביצוע כבר כעת, כדי שתוכלו לעמוד בזמנים.
במידה והיקפי העבודה מצטמצמים – בדקו אפשרות לעבור זמנית לעבודה חלקית במקום משרה מלאה.
מי שיכול לצאת לחל"ת – יישמו את זה תוך הקפדה על הנחיות החוק.
יש חברות שבהן חסרים עובדים, חלקם מגוייסים, חלקם בבית מטפלים בילדים ומשפחה ולכן נדרשת מכם היערכות מתאימה. בחנו מחדש את חלוקת העבודה תוך התמקדות במשימות ובעבודה ולא בחלוקת התפקידים, ובהתאם לכך חלקו את הפרויקטים, המשימות, הסמכות והאחריות של כל אחד כדי למלא את המקום של החסרים. ייתכן שבאפשרותכם לגייס עובדים זמניים, פרילנסרים ועוד, כדי להשלים את המחסור בעובדים.
היעזרו בתוכנות ובכלים טכנולוגיים כדי לשמור על תקשורת שוטפת עם הצוות, וכך גם עם הלקוחות, הספקים, בעלי המניות, משקיעים ועוד.
כל אלו יאפשרו לכם גמישות בניהול המשאב האנושי ביעילות, תוך התאמתו לצורכי החברה בתקופה סוערת זו ושימור הצוות שלכם אתכם, עד "אחרי המלחמה" וחזרה לשגרה.
תכננו את העתיד
"זה שהתכונן – הוא שינצח"
"he will win – who prepared himself"
אחד הכלים החשובים להתמודדות עם חוסר הוודאות שנוצר בזמן מלחמה הוא להיערך ולהכין תוכניות לקראת מספר תרחישים אפשריים, ביניהם התארכות המצב ומעבר לשגרת מלחמה, או החמרת המלחמה ותוצאותיה. בצעו הערכת סיכונים, זיהוי איומים פוטנציאלים בתרחישים גיאופוליטיים וצבאיים שונים, ומה תהיה השפעתם על הרציפות העסקית של החברה שלכם, והכינו תוכנית פעולה לשמירת הרציפות העסקית של החברה גם בתרחישים אלו: תכנון ספקים, שרשרת אספקה וערוצי הפצה, שיווק ומכירה אלטרנטיביים, ניהול כח אדם, הגדרת תחומי פעילות הליבה החיוניים ביותר, תוכנית פיננסית ועוד. הערכו גם לוגיסטית באבטחת מקום העבודה, וכן באבטחת המידע, המחשבים והרשת שלכם.
לצד אלו, היערכו גם לקראת "היום שאחרי" סיום המלחמה, במיוחד אם בחברה שלכם יש האטה – נצלו אותה לעבודת הכנה: גבשו אסטרטגיה עסקית מעודכנת לקראת שנת 2024, הכוללת יעדים ומטרות מעודכנים, תוכנית פיתוח עסקי ותוכנית עבודה מעודכנת הכוללת תכנון תקציב הכנסות והוצאות מפורט לכל תחום פעילות בחברה.
נצלו את הזמן הפנוי לעבודת מטה: איפיון ותכנון מוצרים ושירותים חדשים, סגמנטים חדשים ועוד – שעד עכשיו לא התפניתם לכך. השקיעו זמן בשיפור יכולות המכירה של צוות המכירות שלכם ובשיפור תשתית השיווק של החברה שלכם: שדרגו את אתר האינטרנט, הכינו תכנים, מאמרים ומסרים רלוונטים לתקופת "אחרי המלחמה", פרופיל חברה מעודכן, עדכון רשימות תפוצה לפרסומים, אפילו הטמעת מערכת CRM חדשה שעד עתה לא היה לכם זמן עבורה. בצעו סדר בחברה, במשרד, בניירת, במחסן, ועוד.
כאשר יגיע גם "היום שאחרי" המלחמה, המשק יחזור לעבודה במרץ רב, כדי להדביק פערים בתפוקות ובזמנים, ולכן חשוב שהחברה שלכם תגיע למועד זה מוכנה, זמינה ועובדת במיטבה.
לסיכום, מלחמה וחוסר הוודאות הכרוכים בה אינם בשליטתנו, אך הכוח שלנו כמנהלים הוא ביכולת לנווט את החברה שלנו לצמיחה גם במצבים אלו. אכן, ניהול בזמן מלחמה הוא אתגר הבוחן את החוסן וההסתגלות של כל מנהל חברה או עסק. עם זאת, בעזרת תכנון אסטרטגי, מיקוד ותעדוף נכונים חברות ועסקים יכולים לא רק לשרוד – אלא אף לשגשג.
לקבלת עדכונים בוואטספ >>> לחצו כאן